Na fase de conquista, de fechamento de um evento, os bons humores e entusiasmos brotam. Tudo é simpatia! Cliente e agência de eventos estão apaixonados, dão “like” em qualquer foto, post, story.
Neste início, o nível de ansiedade e estresse estão super baixos, porque nada ainda aconteceu. Pela frente, ambos estão apenas com a expectativa de que tudo vai dar certo. Não haverá estouro no orçamento, a agência contratada sim estará dedicada em tempo integral somente para ele. Único “affair” enquanto durar o contrato.
Neste mundo ideal, os fornecedores não atrasarão suas entregas nem um minuto sequer. Até a montagem de todo aquele cenário gigantesco estará pronta bem antes do combinado. O processo de inscrições será incrível. E de tão felizes com as ativações, todos os patrocinadores irão renovar os contratos sem questionar o preço da quota.
Ok! Então vamos começar! Vamos rodar as ideias, os planos e cronogramas apresentados na seleção da agência.
As entregas, claro, não acontecem como previsto. No movimento da construção do evento, é claro, aparecem pedras pelo caminho. A paixão do cliente pela agência ainda existe, mas já se ouve algumas reclamações sobre o que era projeto e sua materialização. Nesta fase, a curva de estresse começa a subir. A lógica não improvisa e sempre se confirma: por mais planejados que sejam, os eventos sempre terão mudanças, entraves a resolver. No entanto, quanto menos informação tem o cliente, quanto menor for a interatividade durante a produção, mais intenso e crescente será o nível de estresse.
Se não houver um combinado de comunicação sobre as várias etapas, updates frequentes de todos os detalhes, definição de quem fala com o cliente, a confiança na agência de eventos diminuiu. Mesmo que tudo esteja indo bem ou até melhor do que o esperado. Como em qualquer relacionamento, que se pretende longevo, é preciso compartilhar angústias, alegrias, necessidades e expectativas constantemente, antes que o relacionamento se deteriore e gere dúvidas sobre a competência. A solução é simples: proponha ambientes digitais para facilitar a interação, combine reuniões presenciais, defina planilhas matrizes para cronogramas diversos e orçamentos. Essa é a base para aliviar o estresse causado por falta de comunicação adequada.
De novo: quanto menos informação mais alto será o nível de estresse do cliente e depreciação da confiança na agência. Quanto mais informação for transmitida, menor o nível de estresse do cliente e celeridade da solução de entraves.
Prefiro defender o modelo no qual o fornecedor deve ter o foco “DO” cliente e não “NO” cliente. Ter empatia pelas suas necessidades em todas as etapas do evento. Esqueça o que você acha ou pensa. Foque no que ele acha, pensa e precisa. Isto chama-se empatia. Empatia é sentir junto com o outro. Então…use as lentes dele, o sapato dele e perceba a sensação. Sinta com ele. Tudo é EMPATIA.
